Обеспечение безопасности, контроль рабочего времени и управление доступом на территорию предприятия являются ключевыми задачами для любой организации. Система пропусков для сотрудников служит основным инструментом для решения этих вопросов. Работодатель, независимо от размера компании, должен разработать четкий и эффективный механизм создания, выдачи и учета пропускных документов. Процесс этот включает выбор типа пропуска, определение необходимых технических средств и строгое соблюдение правил оформления.
Выбор типа пропускного документа: от бумаги до электроники
Первый шаг в организации пропускного режима — это определение, какой вид пропусков будет использоваться. Выбор зависит от бюджета компании, уровня требуемой безопасности и сложности интегрируемых систем учета.
Преимущества электронных пропусков (карты доступа)
Наиболее функциональным решением являются электронные пропуска, часто выполненные в виде пластиковых карт с встроенным чипом (например, RFID или проксимити-карты). Эти пропуска взаимодействуют с автоматизированными системами контроля и управления доступом (СКУД).
- Автоматизированный учет времени: Система автоматически фиксирует время прихода и ухода сотрудника.
- Высокая безопасность: Возможность быстро блокировать потерянные карты и высокий уровень защиты от подделки.
- Зональный доступ: Можно настроить допуск сотрудника только в определенные помещения или зоны, соответствующие его должностным обязанностям.
Оформление временных и гостевых пропусков
Помимо постоянных электронных или пластиковых пропусков для штатного персонала, работодателю необходимо предусмотреть систему выдачи временных пропусков. Они используются для подрядчиков, стажеров или сотрудников, ожидающих изготовления постоянного документа. Гостевые пропуска, как правило, оформляются на бумаге или временном магнитном носителе и требуют обязательного предъявления документа, удостоверяющего личность.
Процедура создания и оформления пропусков
Разработка пропуска должна соответствовать внутренним стандартам организации и содержать необходимый минимум информации для идентификации владельца.
Обязательные элементы оформления пропуска
Независимо от того, будет ли пропуск бумажным или электронным, он должен содержать ключевые данные, позволяющие быстро идентифицировать сотрудника и его права доступа:
- Фотография владельца: Четкое, актуальное изображение для визуального контроля.
- Фамилия, имя и отчество: Полное имя сотрудника.
- Должность и структурное подразделение: Для определения прав доступа и служебного положения.
- Уникальный идентификационный номер: Код, необходимый для работы электронной системы.
- Срок действия: Особенно важен для временных документов.
- Название организации и печать: Подтверждение подлинности документа.
Технический процесс изготовления карт
При использовании электронных карт работодателю потребуются специальные устройства: принтер для печати на пластиковых картах и энкодер (кодировщик) для записи уникального идентификационного кода на чип или магнитную полосу. Процесс включает фотосъемку, верстку дизайна в специальной программе, печать и последующую запись данных в базу СКУД.
Порядок выдачи, учета и контроля пропусков
Чтобы система пропусков работала эффективно, необходимо создать строгий порядок их выдачи, учета утерянных документов и своевременной замены.
Ведение реестра пропускных документов
Каждый выданный пропуск должен быть зарегистрирован во внутреннем реестре или базе данных. Реестр должен содержать номер пропуска, дату выдачи, данные сотрудника и статус (активен, утерян, заблокирован). Строгий учет позволяет быстро реагировать на утерю пропуска и не допускать несанкционированного доступа.
Инструктаж сотрудников и ответственность
При выдаче пропусков новый сотрудник должен быть обязательно ознакомлен с правилами пропускного режима под роспись. Он несет персональную ответственность за сохранность пропускного документа. В случае утери или повреждения, сотрудник должен немедленно сообщить об этом в службу безопасности или отдел кадров для немедленной блокировки утерянного пропуска и запуска процедуры получения нового.
Разработка и внедрение системы пропусков — это важный элемент управления безопасностью и дисциплиной на предприятии. Работодателю следует тщательно продумать выбор между бумажными и электронными носителями, обеспечить правильное и защищенное оформление документа, а также создать строгую систему учета и контроля за их использованием. Только при таком комплексном подходе пропускная система будет выполнять свои функции по обеспечению порядка и защите ресурсов организации.